POLITICA COMERCIAL DE CAMBIOS
Todo cliente al momento de solicitar un cambio, debe presentar el articulo físico y la factura de venta si no tiene la factura, la cédula del comprador.
PRICE SHOES S.A.S permite el cambio de un artículo en un plazo estipulado a 30 días calendario a partir de la fecha de compra; siempre y cuando estos no hayan sido usados y no sean artículos de promoción superior al 30%dto. No se pueden realizar dos cambios sobre una misma factura.
Los cambios pueden ser efectuados por las siguientes condiciones: talla, color, calzabilidad e idoneidad. En caso de compra de un producto en promoción o campaña vigente, solo se tendrá en cuenta, el valor efectivamente cancelado por el cliente del producto. No aplica para bonos de regalo.
Cuando el articulo ha sido usado y presenta defecto de fábrica, debe ser estudiado como garantía. El tiempo de garantía de nuestros productos es de 60 días (2 meses), cubre defectos del material o en la fabricación.
La garantía cubre defectos de fabricación tales como: despegue y/o material vencido, y no los daños ocasionados por mal uso.
Tienda online Price Shoes
La tienda online de Price shoes la conforman sus canales de página web www.priceshoes.com.co - línea de ventas 312 896 0781 - Redes sociales oficiales de Priceshoes Instagram, facebook, tiktok.
Las promociones de la tienda online, son exclusivas de esta tienda, no se encuentran en las tiendas físicas.
Los medios de pago que maneja la tienda online, son pagos con tarjeta débito, crédito, efecty o sistecrédito.
El valor neto del artículo es el valor de color gris, el valor fucsia es el precio en el que queda el artículo con el descuento que se está ofertando.
No se manejan envíos gratis ya que los productos en la tienda online tienen descuento, la única forma que el envío no tenga ningún costo, es porque el artículo está a su valor neto y en alguna campaña específica que decida la compañía.
Los precios que manejamos son precios fijos
El cliente debe pagar el costo del envío, el sistema de la transportadora lo calcula de inmediato dando el valor real.
El cliente puede realizar varias transacciones en compra y pagar el costo del envío por cada una de ellas
El tiempo de entrega es de 2 a 4 días hábiles en ciudades principales y hasta 6 días hábiles en ciudades intermedias y/o corregimientos. Estos son los tiempos que establece la transportadora.
Para que el cambio sea efectivo, el cliente deberá solicitar el cambio a la línea de whatsapp 312 8960781 y enviar el artículo por correo certificado (No tenemos atención al público) a nuestras instalaciones para poder revisar el artículo y conforme a la aprobación de calidad poder proceder con la solicitud. El cambio no tiene ningún costo, lo que debe asumir el cliente son los envíos del artículo a cambiar y el del retorno del cambio. No se reciben envíos con pago contra entrega en las instalaciones.
Los cambios de producto por talla, color u otro producto, corren por cuenta del cliente. Sólo se permite un cambio por artículo.
Si el cliente desea un cambio por otro artículo, debe tener presente que el valor que le aplica es el monto que pagó por el artículo y para cambiarlo, debe ser por uno de igual o de mayor valor; si es de mayor valor, el cliente tiene a favor el valor pagado del artículo y deberá otorgar el excedente previamente.
Las compras realizadas en la tienda online vía whatsapp, redes sociales o web, preferiblemente deben cambiarse por el mismo canal, si el cliente desea hacerlo en tienda física del valle del cauca o armenia, deberá informarnos para entrar en contacto con la tienda y autorizar el cambio.
Price Shoes trabaja permanentemente para ofrecer productos de excelente calidad. Excepcionalmente se presentan problemas con los materiales y/o la mano de obra, por lo cual Price Shoes garantiza sus productos por dos meses contados a partir de la fecha de compra.
No es causal de garantía el mal uso de los artículos por parte del cliente.
MANEJO DE INFORMACION PERSONAL "HABEAS DATA"
CONTENIDO
1. Introducción
2. Objetivo
3. Alcance
4. Definiciones
5. Contenido
5.1. Principios
5.2. Responsabilidades
5.2.1. Responsabilidades comunes entre el encargado y el responsable del tratamiento
5.2.2. Responsabilidades del responsable del tratamiento.
5.2.3. Responsabilidades del Encargado del Tratamiento.
5.3. Finalidad.
5.4. Políticas
5.5. Aspectos generales para el tratamiento de datos personales.
5.5.1. Recolección:
5.5.2. Autorizaciones
5.6. Consulta
5.7. Reclamos.
5.7.1. Supresión.
5.8. Monitoreo Y Control.
5.9. Vigencia.
6. Anexos.
INTRODUCCIÓN
El presente documento interno establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la empresa PRICE SHOES SAS inscrita en la cámara de comercio de Cali bajo la matricula mercantil 668474-16 el 07 de septiembre de 2015 y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de Habeas Data; y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
En virtud del objeto social PRICE SHOES SAS se hace necesario que la misma sostenga relaciones comerciales con PROVEEDORES, CLIENTES y EMPLEADOS con los cuales se establecen relaciones contractuales o de servicios para la atención de sus necesidades.
En tal contexto y con fecha del 18 de octubre del 2012, el Congreso de la Republica de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 del año 2012, Por la cual se “dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. En virtud de la referida Ley, se estableció la obligación para que las entidades (personas naturales, personas jurídicas de naturaleza pública o privada) que realicen tratamiento sobre Bases de Datos, adopten políticas de tratamiento como responsables y encargados de los datos personales registrados en los bancos de datos.
Dado que la citada Ley constituye el marco general de protección de datos personales en Colombia y con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la misma, se expidió el Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en los aspectos relacionados con el tratamiento de base de datos y otros asuntos que la complementan.
Por lo anterior, resulta de gran importancia, dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, debido a que, PRICE SHOES SAS trata datos personales de sus PROVEEDORES, CLIENTES Y EMPLEADOS.
2. OBJETIVO
Garantizar el tratamiento adecuado de datos sensibles de las partes interesadas, como PROVEEDORES, CLIENTES Y EMPLEADOS que sean de alcance de PRICE SHOES SAS. Así mismo tiene como finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de carácter personal que realiza PRICE SHOES SAS, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data en el marco establecido por la misma ley.
3. ALCANCE
El alcance que tiene este documento aplica para todas las áreas de la compañía que gestionen información personal de titulares; desde la recepción de la información, hasta el procesamiento y entrega a las partes interesadas, en los casos que PRICE SHOES SAS actué como responsable o encargado del tratamiento.
Los controles descritos en este documento, responden a los requisitos exigidos por la Ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y Ley 1266 de Habeas Data.
4. DEFINICIONES
Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio).
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas Data: Es el derecho que tienen todos los titulares, a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. CONTENIDO
5.1 Principios
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por PRICE SHOES SAS en los procesos de recolección, uso, almacenamiento y circulación o supresión de datos personales.
a) Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
5.2 Responsabilidades
5.2.1. Responsabilidades comunes entre el encargado y el responsable del tratamiento.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Tramitar las consultas y reclamos frente a la protección de datos, a los que pueda verse expuesta la compañía.
d) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, la atención de consultas y reclamos
e) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.2.2. Responsabilidades del responsable del tratamiento.
a) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular dado el caso que sea requerida o en los casos donde la norma no de la excepción para hacerlo.
b) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que tiene según la autorización otorgada.
c) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, Completa, Exacta, Actualizada, comprobable y comprensible.
d) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo Pertinente al Encargado del Tratamiento.
f) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 – Protección de datos.
g) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
h) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parque del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo.
i) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
5.2.3. Responsabilidades del Encargado del Tratamiento.
a) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
b) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
c) Registrar en la base de datos la frase “Reclamo en Tramite” Hasta que se solucionen.
d) Insertar en la base de datos la frase “Información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato persona.
e) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
5.3 Finalidad
La información recolectada por PRICE SHOES SAS tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como comercializadora de calzado y marroquinería como lo estipula su actividad comercial 4772. Además, PRICE SHOES SAS guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, comercial y laboral.
La información sobre CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
5.4 Políticas
· PRICE SHOES SAS dentro de sus facultades, garantiza la seguridad de la información, por lo cual es compromiso de cada uno de los empleados, asegurar la seguridad de la información sensible, personal y confidencial de todas las partes: CLIENTES, PROVEEDORES EMPLEADOS, entre otros.
· La información a la cual se tenga acceso solo será usada para el fin definido en la relación comercial o laboral a la que se comprometan las partes.
· El área de COMERCIAL solo podrá enviar información con datos sensibles o personales con la debida autorización del Titular.
· Cualquier persona dueña de la información podrá realizar la consulta o supresión de sus datos en el momento en que lo requiera.
· Cualquier incumplimiento en la protección de datos sensible de nuestros EMPLEADOS, CLIENTES, PROVEEDORES o de cualquier otro tercero a la que podamos tener acceso, se interpondrán sanciones de acuerdo a lo establecido por el Reglamento Interno de Trabajo y/o lo establecido por la Ley de Protección de Datos.
· PRICE SHOES SAS debe garantizar la correcta clasificación de la información, pues de acuerdo a esto será su tratamiento. Para esto, dentro de la información que maneja define una categoría para la generación de accesos a los registros de la siguiente forma:
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Confidencial |
Aplica a un grupo directivo o a un grupo interdisciplinario reducido de personas. Esta Información es altamente sensible y su filtración genera riesgos de cara a cliente, reputaciones, jurídicos, entre otros. |
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Privado |
Grupo o equipo definido por proceso, área o interrelación. |
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Restringido |
Grupo o equipo definido por proceso, área o interrelación, más un tercero (uno o más personas, definiendo el rol de cada uno) |
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Interno |
Toda la Organización |
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Publico |
Toda la organización, más cualquier parte interesaba. |
En cuanto al dato, se tiene la siguiente clasificación:
|
Dato personal |
Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria
académica, laboral, o profesional. |
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Dato sensible |
Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan interés de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a las salud, a la vida sexual y a los datos biométricos. |
|
Público |
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. |
5.5. Aspectos generales para el tratamiento de datos personales.
5.5.1. Recolección:
5.5.1.1. Bases de datos personales:
De acuerdo al servicio que se preste desde las diferentes áreas de la organización, se defina los datos sensibles/personales a los que se pueda tener acceso o que son administrados por PRICE SHOES SAS. Las bases de datos que PRICE SHOES SAS maneja se encontraran en el Registro R1-GR-GA-01 Bases de Datos Personales.
A continuación, se describe la información que pueda llegar a ser manejada en el área de Gestión Operacional de la compañía:
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PROCESO |
ACCESO A DATOS |
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Compra |
Se obtiene directamente de los proveedores por compra o servicios. (Nacionalidad, Razones sociales, NIT, nombre de representantes legales, Cedulas de Representantes legales, RUT, Cámara de Comercio, Especialidad, capacidad de producción, Dirección de la empresa, teléfono de la empresa, correo electrónico, correo electrónico del Contacto, celular del contacto, crédito, entre otros). |
|
Almacenamiento |
Información |
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Distribución |
Se obtiene directamente de los proveedores de servicio de transporte para uso exclusivo de solicitud y trazabilidad de despachos de mercancía. (Razón Social, NIT, Teléfonos de Contacto, Correo Electrónico de Contacto, Nombre de asesor Comercial de Contacto, Cargo de la persona de contacto, Celular de la persona de contacto) |
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Venta |
e obtiene directamente de los clientes para el proceso de facturación y seguimiento de quejas y reclamos únicamente. (Nombre, Cedula, Teléfono y Correo Electrónico) |
Adicional desde las áreas de apoyo como:
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AREAS |
ACCESO A DATOS |
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Gestión Humana |
Se obtiene de las hojas de vida del personal que aplica a alguna vacante o solicitud de empleo, así como de cada empleado al solicitar actualización de datos. (Nombres, Apellidos, Nacionalidad, tipo de identificación, número de identificación, Municipio de expedición, fecha de expedición, sexo, fecha de nacimiento, dirección de residencia, teléfono residencia, ciudad de residencia, departamento de residencia, celular personal, correo eléctrico personal, AFP, EPS, caja de compensación laboral, referencias laborales, referencias personales, estudios, instituciones donde estudio, fecha de inicio y fecha final de estudios, grupo familiar, fecha de ingreso a la empresa, cargo, correo electrónico laboral, incapacidades, detalle de accidentes, entre otros. |
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Gestión Administrativa |
Información bancaria, Certificados bancarios, nombre o razón social, cedula o NIT. |
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Gestión Comercial |
Se tiene acceso a bases de datos de clientes prospectos y actuales como e-mail, nombre
teléfono celular y dirección, gustos, fecha de cumpleaños, entre otros. |
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Gestión de TIC`s |
Se tiene acceso a información de empleados para la masificación de información institucional (Nombre, Correo Electrónico Corporativo, Cargo) |
5.5.1.2. Medios de recolección
Los medios establecidos por PRICE SHOE SAS para la recepcion de datos sencibles y/o personales estan definidos de acuerdo a la finalidad del tratamiento.
Clientes: Se reciben a traves de contacto directo con el administrador de cada punto de venta de PRICE SHOES SAS y el cliente, el cual se define mediante la facturacion del producto, o solicitud de pedido que el cliente desea adquirir. Registro R2-GR-GA-01 Base de Datos Clientes.
Proveedores: Se reciben a traves de contacto directo con el comprador de PRICE SHOES SAS y el proveedor, el cual se define mediante un contrato comercial, oferta mercantil o la orden de compra de producto o Servicio y para la creacion se debe tener una copia del RUT del proveedor. Registro R3-GR-GA-01 Base de Datos Proveedores o Contratistas
Empleados: Se reciben a traves del director de recursos humanos de PRICE SHOES SAS y el empleado o candidato en el cual esta o se quiere vincular a la compañía proceso para el cual se requiere su respectiva hoja de vida y el RUT del empleado. Registro R4-GR-GA-01 Base de Datos Empleados.
5.5.2. Autorizaciones.
Tal como se define en el glosario de este documento, la autorización será solicitada por PRICE SHOES SAS cuando actúe como Responsable del Tratamiento, debiendo implementar los procedimientos adecuados, con el fin de informar sobre los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita dicha autorización. La autorización es obtenida por parte del TITULAR en la declaración por él efectuada en el R5-GR-GA-01 Declaración de Autorización de Titulares de PRICE SHOES SAS, o a través de cualquier otro medio autorizado por la ley.
No requerirá autorización para su tratamiento, la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
En aquellos casos en que se produzcan cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento, PRICE SHOES SAS deberá comunicar al Titular de dichas modificaciones con anterioridad o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Se comunicará al Titular los cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento a través de la página web de PRICE SHOES SAS http://www.priceshoes.com.co/ , en el link correspondiente a las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
Se deberá solicitar una nueva autorización al Titular, cuando se realicen cambios con respecto a la finalidad del tratamiento.
5.5.2.1. Modo de obtener la información.
Con el fin de dar garantizar los Derechos de los Titulares como propietarios de la información, PRICE SHOES SAS como responsable del tratamiento establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de
quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste:
· Por escrito
· De forma oral
· Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
5.5.2.2. Casos en que no es necesaria la autorización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
· Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· Tratamiento de Datos de naturaleza pública.
· Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios. 5.5.2.3. Revocatoria de la Autorización:
De acuerdo con la declaración efectuada por el Titular en el Registro Único de Titulares del PRICE SHOES SAS no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por el PRICE SHOES SAS ni a la revocación de la autorización contenida en dicho documento mientras exista una relación contractual entre el Titular y el PRICE SHOES SAS, y cinco (5) años más contados desde la terminación de la última relación contractual. Este será el período de vigencia de los datos del Titular en la base de datos de PRICE SHOES SAS.
5.6. Consulta
· Los únicos que podrán acceder a la información que reúna las condiciones establecidas por la ley son los siguientes:
· Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
· A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
· A los operadores de datos, cuando se cuente con autorización del Titular, o cuando sin ser necesaria la
autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular solo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular.
Las consultas se podrán realizar a través de los siguientes medios:
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TITULARES |
MEDIOS |
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Empleados |
A través del director de Recursos Humanos al correo corporativo. |
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Proveedores |
A través del director Operacional, jefe de compras, jefe de inventarios o jefe de bodega a sus respectivos correos corporativos. |
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Clientes |
A través del director Comercial al correo corporativo, así como a los Administradores de puntos de venta en cada almacén o en su respectivo correo corporativo. |
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Entidades públicas, administrativas o entes de vigilancia y control. |
A través de comunicado directo al Gerente General o al Directo Administrativo. |
Adicionalmente pueden hacer las respectivas consultas al correo corporativo del Oficial de Protección de datos Personales oficialpdp@priceshoes.com.co
Cada responsable de la base de datos debe registrar los casos generados por los Titulares en el formato dispuesto R6-GR-GA-01 Requerimientos en Tratamiento de Bases de Datos Personales Presentados por Titulares. Para los casos que llegan por contactarnos es responsabilidad del área comercial realizar el escalonamiento correspondiente al área responsable. El Oficial de Protección de Datos Personales realizara el seguimiento mensual al comportamiento de estos casos.
La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente de la fecha de recibido de la misma. Cuando sea posible atender la consulta dentro de dicho tiempo, se debe informal al interesado los motivos de la demora y notificar la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.7. Reclamos
El Titular o quien este designe, que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento a la protección de sus datos, podrán presentar un reclamo ante PRICE SHOES SAS como Responsable o Encargado del tratamiento de su información, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
· El reclamo se formula mediante una solicitud dirigida a PRICE SHOES SAS a través del os medios definidos en el ítem 5.5.1.2 Consulta, Indicando el Nombre Completo, número de identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y anexando los documentos que lo soporta, en caso de requerirse. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que aclare o entregue la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibidos los reclamos completos se ingresarán en el Registro en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles, indicando el estado “En Tramite” y el motivo del mismo. En este Formato se registrará la información solicitada de acuerdo al tipo de reclamo definido por la Ley 1581.
En caso de quien reciba el reclamo no sea la persona competente para gestionarlo y dar respuesta, es su responsabilidad trasladarlo, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informar de la situación al interesado.
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido para PRICE SHOES
SAS, este dará respuesta al solicitante indicando la situación en un máximo de dos (2) días hábiles.
· El termino máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Para los casos en que no sea posible atenderlo en este tiempo, PRICE SHOES SAS informará al interesado antes de su vencimiento los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
· El Titular puede escalar el reclamo a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado
el trámite de consulta o reclamo ante PRICE SHOES SAS.
Los reclamos sobre los datos personales que el Titular también pueden ser reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio máximo los primeros 15 días hábiles de cada mes a partir del reporte de la base de datos.
5.7.1. Supresión.
Los titulares podrán en cualquier momento solicitar a PRICE SHOES SAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismo, mediante la presentación de un reclamo o contacto por los mismos medios establecidos en el ítem 5.5.1.2 Consulta.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos, es decir que si hay una obligación legal de conservar la información, no se puede eliminar. Esto prevalece frente a la solicitud del titular de eliminar sus datos.
Si vencido el término legal respectivo, PRICE SHOES SAS actuando en calidad de Encargados o Responsables del Tratamiento, según fuera el caso, no eliminan los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales.
5.8. Monitoreo Y Control.
La compañía cuenta con un modelo de gestión de riesgos, el cual, según la criticidad de la información, valoran los riesgos a los que se pueda ver expuesta de acuerdo a su probabilidad e impacto. Para esto se realiza una identificación y monitoreo permite a los que se pueda ver expuesta cada una de las partes de la compañía, con el objetivo de definir planes de trabajo para disminuir su valor.
Adicional, según el modelo interno de la compañía, cada uno de los procesos establecidos y líderes de los mismos, garantizara su correcta implementación y cumplimiento. Así mismo el rol de Oficial de Registro de Bases de Datos realiza el monitoreo de las bases de datos personales y la eficacia de los controles implementados para garantizar su seguridad.
Como parte de Auditoria Interna, se verifica el cumplimiento de los controles para garantizar la seguridad de los datos personales.
5.9. Vigencia.
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la PRICE SHOES SAS estarán vigentes a partir del día uno (1) de noviembre de 2016. PRICE SHOES SAS se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por PRICE SHOES SAS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de PRICE SHOES SAS o una obligación contenida en un contrato entre la PRICE SHOES SAS y Titular.
6. Anexos
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DOCUMENTOS EXTERNOS |
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Ley 1581 de 2012 |
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Ley 1266 |
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Decreto 1377 de 2013 |
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PROCEDIMIENTOS 1 |
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P-GR-G1-01 |
Tratamiento de Datos Personales |
Español